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不同国家（地区）的法律法规各不相同，许多涉外文件在其出具国具有法律效力，但若不通过合理合法的流程和渠道办理公证、认证或海牙认证，客户最终拿到的往往只是一纸废纸。这不仅浪费财力、人力和物力，更关键的是会耽误需要公证解决的事项，造成重大损失。以下对涉外公证认证的各类情形进行归纳说明。
办理公证/认证的注意事项
- notarization、认证是严谨的，如果提供的证明材料属于虚假材料，律师或使馆是不予公证的。
- 所需公证、认证事项内容必须不违背我国现行的法律、regulations and policies，必须不危害我国国家和人民的利益。That is to say，需要遵守我国法律，参照国际惯例，并考虑各国有关法律不同的规定。
- 办理涉外公证、认证，申请人应向我司清楚表述公证、认证的事项，办理公证、认证的目的和要求，以及在哪个国家和地区使用，只有这样才能保障其公证、认证的合法性、accuracy。
办理公证/认证的要求
- 涉外公证、认证，一般一事一证，但如果几项证明内容属于同一使用目的地，可以把几份文件装订在一起。
- 不能在外国文件的外文正本上，盖我国公证机关和公证员的印章。
中国委托公证人公证
中国委托公证人制度，是指香港居民回内地处理法律事务所需公证书须由司法部任命的委托公证人出具，并经中国法律服务（香港）有限公司加章转递，才能发往内地使用。该制度为香港居民、企业到内地进行民事、商业活动所提交的档案中涉及发生在香港的法律行为、有法律意义的事实和文书提供证明。
常见分类
- 声明书：申请同内地人士结婚声明书（同内地人士结婚声明书样本）、申请办理夫妻关系（结婚）证明声明书、继承（放弃继承）遗产声明书、申请内地亲属来港声明书、申请回内地收养子女声明书、内地人士出国读书经济担保声明书、其它声明书。
- 证明单方签署的法律文书：个人委托书、公司委托（授权）书、赠与书、受赠书、其它单方签署的法律文书。
- 证明法律事实：Ltd.、无限公司、Company board of directors resolution、结婚、其它法律事实。
- 证明文件的原本及复印本：文件原本、文件复印本。
- 证明双方或多方签署的法律文书：个人之间签署的协议（合同、契约）、个人与公司、公司与公司之间签署的合同（契约、protocol)、其它双方或多方签署的法律文书。
按民事与商业分类
- 商业类文件，like：Hong Kong company registrationCertificate、Business registration certificate、Board resolution、证明香港公司情况、Registered address、注册编号、shareholder、director、议决书、Registered capital、经济合同等。
- 民事类文件，like：结婚证、出生纸、证明香港身份、护照资料、身份证资料等；证明物业的登记业主或企业的股东或董事；证明收入、银行资信、经济情况、书面单据、经济合同、购房协议、贷款协议、担保合同及其它个人文件资料等。
Hong Kong lawyer notarization
香港没有专门的“公证人”职业，也没有统一的公证法律，因此由律师担任公证职责。这种公证人的形式历史悠久，业务是国际性而非地区性，他们的名字或签名在大多数使（领）馆及有关法院登记，所以又称“国际公证人”。假如要把某一份证明或者文件从香港拿到海外使用，则需要进行国际公证。若用于海牙公约的国家之间，则只需要进行香港国际公证，然后由香港高院加签即可；若有一方是非海牙公约的国家，就需要做大使馆认证。
办理香港律师公证的常见情况
- 在香港本地使用，办理香港律师公证。
- 在大陆使用，办理中国委托人公证。
- 到世界各国使用，办理国际公证。
海牙认证
海牙认证是由国家政府机构统一出具，广泛得到其他国家认可的认证文件。文件若要在海牙成员国使用时，必须办理海牙认证，由国际公证人公证之后，再递交到香港的高等法院加盖“apostille”印章。认证过程其实就是对原认证的签发人（通常是当地公证处）进行二级认证，并在认证书的公证词上方加盖印章或贴标签，这个印章或标签就叫“加签”。与通常的认证不同，海牙认证不对认证文件内容进行认证，而是仅对认证的第一级签发人（公证处）的认证，证明其真实性、legality，并有权利进行认证。
海牙认证的范围
- 个人类文件：结婚证认证、出生证认证、离婚书认证、领养、foster care、亲属关系、死亡证明、工作经历、授权书认证、声明书、绿卡认证、护照认证、邀请函、单身证明、判决书、遗嘱、criminal record、Real estate certificate、transcript、Academic certificate、Vocational qualification certificate、医学证明等。
- 公司类文件：Registration certificate、Legal personality、Agreement、合同书、授权书认证、声明书、证明书、Letter of appointment、Trademark certificate、Proof of assets、Credit certificate、董事信息、Shareholder information、Articles of Association、meeting minutes、公司更名文件、bill、原产地证、customs declaration、产品证书、产品介绍及其他公司文件等。
- 第三方机构类文件：政府网站宣传内容、警署信件、海关报告、政府报告等。
at present，中国尚未加入公约，但公约适用于中国的香港特区和澳门特区。
大使馆认证
大使馆认证是指一国的外交、领事及其授权机构在涉外文书上确认公证机关、认证机关的最后一个签字或者印章属实的行为。办理使馆认证的目的，是使一国出具的公证文书能为另一国有关当局所承认，不致因怀疑文件上的签名或印章是否属实而影响文书的法律效力，即通常说的使文书发生域外效力。通过办理使馆认证，客户得以在各国从事各类商业活动、留学、定居、结婚、继承遗产；商人得以在各地投资贸易，有效地维护了当事人的合法权益，促进了各国地方的经济发展和繁荣。
大使馆认证的两种类型
- 外国驻中国大使馆公证：按照国际惯例和中国领事实践，我国公民在国外学习、Work、live，或是在国内办理出国签证时，常需要使用一些由国内公证处出具的涉外公证书，例如出生公证、授权委托书公证、合同公证等。这些公证书在送国外或外国驻华使（领）馆使用前，一般需要办理领事认证。例如中国企业法人因境外经贸活动需要，常需向官方机构申请原产地证、发货清单、规格证明、重量证明、Packing list、提单、保险单等，或向各地出入境检验检疫机构申请原产地证明、商品检验证明书、动植物出口检疫证明书等，这些文件在发往国外使用前，都需要办理使馆认证。
- 中国驻外大使馆公证：on the contrary，外国有关文书在送中国使用前，也需办理相应的使馆认证。For example，国内公证处出具出生公证书，当事人如果不办领事认证直接拿到A国使用，A国主管当局无法核实这份文书的真伪，因此将拒绝接受，A国当局会要求当事人将文书经过A国驻华使（领）馆确认。而A国驻华使（领）馆也没有中国国内公证处签字或印章备案，难以核实文书本身的真伪，因此又会要求文书先经中国官方机构认证，证明有关文书中出证单位的印章及官员签字属实，然后A国驻华使（领）馆再确认中国官方机构的印章、签字属实，此后A国主管当局才会接受此文书。
大使馆认证注意事项
- 注意加盖正确的印章：需要认证的各种商业单据，都应加盖各级出入境检验检疫局或各地贸促会的印章，或办理相应的公证书或证明书。
- 使馆认证所需的时间：不同的国家对办理使馆认证的时间有不同的规定。因此在申请办理使馆认证时，要注意各使馆对认证时限的规定，尽可能提早办理，以便顺利通关结汇。
- 有些国家要求对贸易单认证要同时办理：例如阿联酋、Kuwait、伊朗、Jordan、叙利亚等国，会要求发票必须要与原产地证一起认证。besides，这些国家还要求对出口到该国的肉类商品，必须同时认证4种单证：bill、产地证、检验检疫证、屠宰证。阿联酋还要求肉鸡出口时，需在检验检疫证上注明无病毒、无害、无流感。科威特还要求，发票必须要与原产地证及白色产地证（白色产地证是使用阿拉伯文的一种产地证）一起认证等。
- 有些国家要求附加单据或文件：例如阿根廷要求，由其他国家或地区转口至阿根廷的货物其原产地证办理认证时，需同时认证两张发票。而利比亚要求，单独认证产地证时，须附正本发票，且另收发票金额的手续费，发票和产地证需复印件等。
- 注意使馆认证的费用：几乎所有的国家都会对使馆认证收取一定的费用，有的收费还较高。therefore，在开展对其他国家的出口贸易时，要考虑到认证费用，尤其是对成交金额不大的贸易更要注意这一点。in addition，有些国家是按批次收费，有些国家是依据发票金额按一定比例收费。
- 使馆认证对文种的规定：例如向利比亚、科威特两国申请使馆认证时，须附阿拉伯文的有关单据。向委内瑞拉、哥伦比亚、乌拉圭、玻利维亚申请时，使馆必须附西班牙文译文等。
